Yritysmuutto eroaa kotimuutosta yhdessä olennaisessa asiassa: liiketoiminnan on jatkuttava muuton aikanakin mahdollisimman häiriöttä. Onnistunut toimistomuutto ratkaistaan suunnittelupöydällä, ei muuttopäivänä. Tähän oppaaseen kokosimme pk-yrityksen muuttoa varten käytännönläheisen muistilistan.
Aloita suunnittelu hyvissä ajoin
Mitä aiemmin aloitat, sitä sujuvampi muutosta tulee. Isommissa toimistomuutoissa suunnittelu kannattaa aloittaa 1–2 kuukautta etukäteen. Sovi muuton tavoiteaikataulu ja varmista, että uusi toimitila on muuttovalmis, sähköt, verkko ja kalusteet paikoillaan.
Nimeä vastuuhenkilö ja muuttotiimi
Toimistomuuttoa ei kannata jättää yhden ihmisen harteille. Nimeä projektille vetäjä ja kokoa tiimi eri osastoilta, esimerkiksi johdosta, IT:stä ja hallinnosta. Projektipäällikkö toimii yhteyshenkilönä muuttofirmaan ja pitää langat käsissään.
Tee muuttosuunnitelma ja vaiheistus
Laadi selkeä suunnitelma siitä, mitä siirretään, milloin ja missä järjestyksessä. Vaiheistus auttaa pitämään toiminnan käynnissä: usein osa muutosta tehdään virka-ajan ulkopuolella tai viikonloppuna, jolloin katkokset jäävät minimiin.
Suunnittele IT-muutto erikseen
IT on toimistomuuton kriittisin osa. Sovi IT-tuen kanssa, milloin laitteet ja yhteydet sammutetaan ja käynnistetään uudessa tilassa. Varmista varmuuskopiot, merkitse johdot ja laitteet ja testaa verkko uudessa tilassa ennen kuin henkilöstö palaa töihin.
- Varmista varmuuskopiot kaikista kriittisistä järjestelmistä ennen muuttoa.
- Merkitse työasemat, näytöt ja johdot, jotta kokoonpano löytyy nopeasti.
- Sovi internet- ja puhelinliittymät kuntoon uuteen osoitteeseen ajoissa.
- Testaa verkko ja laitteet uudessa tilassa ennen työn jatkumista.
Merkitse työpisteet ja kalusteet
Selkeä merkintä nopeuttaa purkua valtavasti. Merkitse laatikot ja kalusteet työpisteittäin ja huoneittain, jolloin jokainen tavara löytää paikkansa uudessa tilassa ilman arvailua. Hyvä muuttofirma hoitaa merkinnän osana palvelua.
Muista viestintä, sisäisesti ja ulkoisesti
Tiedota henkilöstölle muuton aikataulusta ja käytännöistä hyvissä ajoin. Päivitä uusi osoite verkkosivuille, Google-yritysprofiiliin, laskutustietoihin ja sidosryhmille. Ilmoita osoitteenmuutos myös postiin ja viranomaisille.
Hyödynnä ammattitaitoista muuttokumppania
Kokenut yritysmuuttoihin erikoistunut kumppani osaa vaiheistaa muuton, suojata ja siirtää kalusteet ja laitteet turvallisesti ja toteuttaa muuton aikataulussa, myös virka-ajan ulkopuolella. Näin liiketoiminta jatkuu ja henkilöstö pääsee jatkamaan työtä heti. SO Muuttopalvelut hoitaa pk-yritysten toimistomuutot pääkaupunkiseudulla, pyydä räätälöity tarjous.
